ワープロソフトで作成した文書がPDFで送られてくることがあります。
PDFを作成する場合は専用のソフトが必要となりますし、同じ電子データなのだからワープロソフトで作成された文書でも問題ないのでは、二度手間なのではと思いがちですが、そうではありません。

PDFはワープロソフトにないメリットがあるのです。まず、OSやインストールされているアプリケーションに左右されずファイルを開くことができることです。

ワープロソフトがパソコンに入っていなくても問題ありません。フリーの閲覧ソフトさえインターネット上からダウンロードすれば、誰でも見ることができます。

次に改ざんがされにくいというメリットがあります。ワープロソフトで作成された文書の場合、閲覧しているときにちょっとした不注意で内容が変わってしまう場合があります。


閲覧しているときにうっかりでdeleteキーを押してしまったという場合などです。

上書き保存をしてしまえば、最終更新日を確認しない限り分かりません。
しかし、PDFならその心配はありません。

内容を変更するには専用のソフトが必要となります。
素人が容易に変更できるものではありません。
内容の改ざんにも強い面があります。

そのほかに、オリジナル文書のイメージをそのまま表示し、印刷できるメリットがあります。

PDF化できる文書はワープロソフトの文書だけではなく、表計算ソフト、グラフィックなども可能です。それらをソフトに左右されずそのままのレイアウトで表示することができます。

また、画像データなどは一般的に大きいものですが、PDFファイルにすることで容量を圧縮することもできます。そのファイルをさらに圧縮ファイルにすることで、かなりの容量を節約できます。
PDFソフトはデータ送信をする上でワープロソフトで作成された文書よりも安全に、多くのデータを送ることができます。

重要な文書はPDFファイルで送信することがおすすめです。

http://www.kokusen.go.jp/topics/internet.html
http://www.sizenken.biodic.go.jp/
http://www2.kyotocitylib.jp/?page_id=53











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